Kế hoạch triển khai · QS Document

Pre-Tender
Estimate

Quy trình lập dự toán trước đấu thầu — kiểm tra spec, danh mục vật tư, gọi báo giá nhà cung cấp & nhà thầu phụ, đối chiếu định mức nhà nước và benchmark thị trường.

Giai đoạn áp dụng
Sau DD / Trước phát HSMT
Bước thực hiện
7
Thời gian tổng
4–8 tuần
Phiên bản
v1.0 · 2025
1
Thu thập & Kiểm tra tài liệu
2
Kiểm tra Spec & BOQ
3
Danh mục vật tư
4
Gọi báo giá
5
Benchmark & Định mức NN
6
Tổng hợp PTE
7
QC & Phê duyệt
7
Bước chính
3
Nguồn giá đối chiếu
5
Loại báo giá
4–8
Tuần thực hiện
3
Vòng QC
Pre-Tender Estimate (PTE) là dự toán do phía chủ đầu tư / QS tư vấn lập độc lập trước khi phát hành hồ sơ mời thầu, nhằm xác định mức giá thực tế thị trường, kiểm soát ngân sách và làm cơ sở đánh giá hồ sơ dự thầu. PTE chính xác giúp tránh tình trạng giá dự thầu vượt ngân sách, giảm rủi ro tài chính và rút ngắn thời gian đàm phán hợp đồng.
01 Thu Thập & Rà Soát Tài Liệu Đầu Vào Input Documents
DOC-01
📐
Hồ sơ thiết kế
TKCS, TKKT, BVTC đã phê duyệt; revision mới nhất
DOC-02
📋
Specification
Spec kỹ thuật toàn bộ hạng mục; NCS/IFC version
DOC-03
📊
BOQ sơ bộ
BOQ từ thiết kế viên; bóc KL nội bộ hoặc từ BIM
DOC-04
📜
Điều kiện HĐ
Draft contract; điều khoản điều chỉnh giá, phạm vi công việc
DOC-05
📍
Thông tin công trường
Vị trí, điều kiện địa chất, hạ tầng tiếp cận, logistics
DOC-06
🗓️
Master Schedule
Tiến độ tổng thể; ngày khởi công, hoàn thành; milestones
⚠️ Quan trọng: Tất cả tài liệu phải là phiên bản được phê duyệt chính thức (không dùng bản draft, bản sketch). Ghi rõ số revision và ngày phát hành. Nếu có mâu thuẫn giữa bản vẽ và spec, ưu tiên theo spec trừ khi có hướng dẫn khác từ thiết kế sư.
02 Kiểm Tra Specification & Scope of Work Spec Review
📋
Spec Review · Kiến trúc & Kết cấu
Kiểm tra Specification Kỹ thuật
1–2 ngày
Đọc toàn bộ spec theo từng hạng mụcKết cấu → Hoàn thiện → MEP → Cảnh quan; đánh dấu vật liệu yêu cầu grade cao
QS Lead
Xác định tiêu chuẩn vật liệuBê tông: cấp độ bền B25/B30/B35; Thép: CB300-V / CB400-V; Gạch: theo TCVN
QS
Kiểm tra Performance Spec vs Prescriptive SpecPerformance: nhà thầu tự chọn vật liệu đạt tiêu chuẩn → rủi ro báo giá khác nhau
QS Lead
Flagging mâu thuẫn giữa spec & bản vẽLập danh sách RFI; ghi rõ điều khoản spec mâu thuẫn với chi tiết bản vẽ
QS / Designer
Xác định hạng mục Provisional Sum & Prime CostPS: hạng mục chưa thiết kế xong; PC: thiết bị do CĐT chỉ định cung cấp
QS Lead
Xác định hạng mục Nominated Sub-contractorNSC: nhà thầu phụ chỉ định (thang máy, curtain wall, MEP đặc biệt)
CĐT / QS
🔍
Scope Check · Ranh giới gói thầu
Kiểm tra Phạm Vi Công Việc
1 ngày
Xác định ranh giới gói thầu rõ ràngPhần nào trong scope, phần nào loại trừ (exclusion); interface với gói thầu khác
PM / QS
Kiểm tra Attendance ItemsHạng mục CĐT cấp miễn phí: cần cẩu tháp, điện thi công, nước, lán trại, vệ sinh
QS
Xác định Preliminaries (chi phí gián tiếp)Ban quản lý CT, bảo hiểm công trình, bảo đảm thực hiện HĐ, testing & commissioning
QS Lead
Xác định phạm vi testing & commissioningT&C do nhà thầu hay CĐT thực hiện; chi phí test materials (bê tông, thép)
QS / PM
Xác định bảo hành (Defects Liability Period)DLP 12–24 tháng; hình thức bảo hành: tiền mặt giữ lại hay bảo lãnh ngân hàng
QS Legal
Kiểm tra điều kiện thi công đặc biệtHạn chế tiếng ồn ban đêm, khu dân cư → phát sinh chi phí biện pháp tổ chức thi công
QS
03 Lập Danh Mục Vật Tư Chủ Yếu Material Schedule
📋 Nguyên tắc: Danh mục vật tư phải bao gồm: mã vật tư, mô tả kỹ thuật, tiêu chuẩn/TCVN áp dụng, đơn vị, khối lượng ước tính, nguồn cung cấp dự kiến (nhà sản xuất / nhập khẩu / địa phương). Đây là cơ sở để gọi báo giá chính xác.
Mã VT Vật tư / Vật liệu Tiêu chuẩn kỹ thuật Đơn vị Nguồn cung Ghi chú
▸ NHÓM A — VẬT LIỆU KẾT CẤU
VT-A01 Bê tông thương phẩmCọc / Móng / Thân / Sàn TCVN 9340:2012; cấp độ bền B25, B30, B35; ≥350kg xi măng/m³ Địa phương Cần ≥3 trạm bê tông trong bán kính 10km
VT-A02 Thép thanh vằn / Thép trơnCốt thép BTCT TCVN 1651-2:2018; CB300-V Ø6–12; CB400-V Ø14–32 tấn Địa phương Hòa Phát / Pomina / VN Steel
VT-A03 Xi măng rời / Xi măng baoVữa xây, trát, bê tông nhỏ TCVN 2682:2009; PCB40 Holcim / INSEE / SCG tấn Địa phương Spec ghi rõ nhãn hiệu hay chỉ grade
VT-A04 Cát xây dựng (cát sông / cát nghiền) TCVN 7570:2006; môđun độ lớn 2.0–3.0; không lẫn bùn >3% Địa phương Kiểm tra nguồn gốc (không cát biển)
VT-A05 Đá dăm 1×2 / 2×4 TCVN 7570:2006; cường độ ≥60 MPa; Los Angeles ≤35% Địa phương Đá xanh / đá granite theo vùng
VT-A06 Thép hình / Thép tấm kết cấuMái thép, cầu trục, khung facade ASTM A36 / SS400; fy≥250 MPa; chứng chỉ mill certificate tấn Nhập khẩu Japan / Korea / Đài Loan; cần lead time 8–12 tuần
▸ NHÓM B — VẬT LIỆU HOÀN THIỆN
VT-B01 Gạch lát sàn ceramic / porcelainKhu công cộng, căn hộ TCVN 7451:2004; độ hút nước ≤0.5% (vitrified); độ cứng Mohs ≥5 Trong nước Đồng Tâm / Prime / Viglacera; quy cách spec ghi rõ
VT-B02 Đá granite / marble ốp látSảnh, hành lang cao cấp Granite ≥ 30mm dày; marble ≥ 20mm; không vết nứt; hệ số thấm nước thấp Nhập khẩu Ý / Ấn Độ / Trung Quốc; cần thời gian mẫu 4–6 tuần
VT-B03 Sơn nội thất / ngoại thất Sơn nội: washable, ≥2 lớp; Ngoại: weatherproof 8–10 năm; VOC thấp lít / m² Trong nước Dulux / Nippon / Kansai; tiêu chuẩn tô màu theo thiết kế
VT-B04 Cửa nhôm hệ kính (aluminum door/window) Nhôm ≥ 1.4mm dày; kính tempered 8mm đơn / 6+12+6 hộp IGU; SHGC ≤0.4 m² / bộ Trong nước Austdoor / Xingfa / Schüco tùy spec
VT-B05 Hệ thống curtain wall / facade Spider / unitized / stick system; nhôm alloy 6063-T5; kính Low-E Nhập khẩu Lead time 12–16 tuần; cần mock-up test
VT-B06 Trần thạch cao (GIB / drywall) Thanh viền C-profile 0.55mm; tấm GIB 9.5mm hoặc 12.5mm; Fire rated 60 min Trong nước Gyproc / Knauf / USG; chú ý khu WC cần tấm chịu ẩm
▸ NHÓM C — VẬT LIỆU MEP & KỸ THUẬT
VT-C01 Cáp điện hạ thế (cáp CVV / CXV)3P+N+PE, 1P+N+PE TCVN 5935:2013; cách điện XLPE/PVC; ruột đồng; tiết diện theo tính toán tải m / cuộn Trong nước Cadivi / Daphaco / LS; catalog theo spec
VT-C02 Ống nước cấp PPR / HDPE PN10 / PN16 theo áp lực; HDPE PE100 cho ngầm; PPR cho nổi trên tầng m / đoạn Trong nước Tiền Phong / Bình Minh / Georg Fischer
VT-C03 Ống thép mạ kẽm (PCCC / HVAC) ASTM A53 / BS1387; mạ kẽm nhúng nóng; DN25–DN150 m Trong nước Hoa Sen / Thép Việt; spec PCCC yêu cầu mạ kẽm
VT-C04 Thiết bị vệ sinh (sanitaryware) Toilet: dual flush ≤6L; Lavabo: ceramic vitreous; Phụ kiện: 304 stainless bộ Nhập khẩu American Standard / TOTO / Kohler theo spec cấp độ
VT-C05 Vật liệu chống thấmMái, hầm, ban công, WC CT1: Bitumen membrane 4mm self-adhesive; CT2: Crystalline slurry; CT3: PU coating 2 lớp Trong nước Sika / Mapei / Basf; phân loại theo vị trí & cấp độ
04 Gọi Báo Giá — Nhà Cung Cấp & Nhà Thầu Phụ Quotation Process
📨
Quy trình 5 bước — Gọi báo giá
Request for Quotation (RFQ) — Vật tư & Nhân công
1–2 tuần
Chuẩn bị RFQ PackageGồm: danh mục vật tư kèm spec kỹ thuật chi tiết, số lượng ước tính, điều kiện giao hàng (DDP/EXW), thời gian cần hàng, yêu cầu bảo hành
QS
Lập danh sách nhà cung cấp được phê duyệt (AVL)Approved Vendor List: ≥3 nhà cung cấp / mỗi loại vật tư chính; cần có hồ sơ năng lực (ISO, chứng chỉ)
QS / PM
Phát RFQ và theo dõi phản hồiEmail kèm deadline trả lời (thường 5–10 ngày làm việc); nhắc nhở 2 ngày trước hạn
QS
Đánh giá và phân tích báo giá nhận đượcLập bảng so sánh: giá đơn vị, điều kiện thanh toán, lead time, bảo hành, điều kiện giao hàng
QS Lead
Làm rõ và đàm phán sơ bộConfirm spec, loại trừ các báo giá không đúng scope; đàm phán để nắm dải giá thực tế
QS Lead
🏭 Gọi Báo Giá Nhà Cung Cấp Vật Tư
Bê tông thương phẩm≥3 trạm trộn
Thép BTCT (Ø6–Ø32)≥3 nhà phân phối
Gạch lát / Đá ốp≥3 showroom / đại lý
Cửa nhôm / Curtain wall≥3 fabricator
Thiết bị vệ sinh≥2 nhà phân phối
Cáp điện / Ống nước≥3 nhà phân phối
Sơn / Chống thấm≥3 hãng
Thang máy≥2 hãng (NSC)
Chiller / FCU HVAC≥3 hãng
Sprinkler đầu phun≥2 hãng
👷 Gọi Báo Giá Nhà Thầu Phụ (NSC / Subcontractor)
Cọc khoan nhồi / Ép cọc≥3 nhà thầu chuyên
Tường vây / Cừ larsen≥2 nhà thầu
Curtain wall / Facade≥3 fabricator+install
Hệ thống điện M&E≥3 nhà thầu MEP
HVAC (Chiller + AHU)≥3 nhà thầu
PCCC (Sprinkler + detection)≥3 nhà thầu
Thang máy (supply + install)≥2 nhà thầu
Chống thấm≥3 nhà thầu
Hoàn thiện nội thất≥3 nhà thầu
Cảnh quan / Cây xanh≥2 nhà thầu
📊 Mẫu bảng phân tích báo giá: Nhập tất cả báo giá nhận được vào bảng, chuẩn hóa về cùng đơn vị và điều kiện (DDP tại công trường, bao thuế VAT), sau đó so sánh. Loại bỏ báo giá thấp bất thường (<70% giá trung bình) và báo giá thiếu thông số kỹ thuật.
Vật tư / Dịch vụ NCC/NTP 1 NCC/NTP 2 NCC/NTP 3 Giá TB chọn Đơn vị Ghi chú
Bê tông B30 thương phẩm 1,850,0001,920,0001,780,000 1,850,000 đ/m³ Dùng giá TB
Thép CB400-V Ø16–Ø32 17,20017,50016,900 17,200 đ/kg Dùng giá TB
Gạch porcelain 600×600 185,000210,000170,000 185,000 đ/m² Kiểm tra spec
Nhân công xây (BT, CT, VK) 280,000310,000265,000 285,000 đ/công Giá tham chiếu
Thi công cọc khoan nhồi D800 2,100,0002,350,0001,980,000 2,150,000 đ/m dài Loại giá thấp
Curtain wall kính Low-E 4,200,0004,800,0003,900,000 4,300,000 đ/m² Kiểm tra spec CW
05 Benchmark & Đối Chiếu Định Mức Nhà Nước Market vs State Norms
3 Nguồn Giá Đối Chiếu
Mỗi đơn giá trong PTE phải được kiểm tra với ít nhất 2 trong 3 nguồn dưới đây
Nguồn 1
Định mức + Thông báo giá Nhà nước
Định mức XD VN1776/2007
Thông tưTT 11/2021/BXD
TB giá VL theo quýSở Xây dựng tỉnh
Đơn giá nhân côngTB tháng/quý
Đơn giá máy thi côngBộ XD / tỉnh
Nguồn 2
Báo giá thị trường thực tế
Báo giá NCC đã nhậnRFQ tháng này
Hợp đồng dự án tương tự6–12 tháng trước
Giá sàn sàn xây dựngOnline: Giaxaydung.vn
Giá index thị trườngArcadis / RICS
Gói thầu đã trao gần đâyMạng đấu thầu QG
Nguồn 3
Benchmark dự án nội bộ
Database dự án đã hoàn thànhNội bộ công ty
Cost per m² CFA theo loại CT±20% điều chỉnh
Hàm lượng thép/m² theo nămCập nhật hàng quý
Adjusted dự án tương tựQuy mô + vị trí
Chỉ số giá XDVN RICS VNHàng năm
Điều chỉnh giá
Các hệ số hiệu chỉnh
Chỉ số trượt giá VLCPI XD quý
Hệ số khu vựcHCM/HN vs tỉnh
Hệ số quy môVolume discount
Hệ số kỹ thuậtĐộ phức tạp
Dự phòng trượt giá3–5% / năm
📌 Quan trọng: Thông báo giá vật liệu xây dựng do Sở Xây dựng các tỉnh/thành phố phát hành theo quý (tra cứu tại website Sở XD). Đơn giá nhân công do UBND tỉnh/TP ban hành theo năm. Định mức xây dựng Việt Nam áp dụng theo Thông tư 12/2021/TT-BXD và các Phụ lục định mức.
Hạng mục công việc Đơn vị Đơn giá Nhà nước (TB giá Sở XD) Đơn giá Thị trường (RFQ/BG) Chênh lệch Phân tích Chọn PTE
Bê tông cột vách B30 (VL+NC+MTC) 3,850,000 đ 4,200,000 đ +9.1% Thị trường cao hơn; VL thực tế tăng Q3/2025 Giá TT
Thép cốt (CB400-V) supply + đặt tấn 19,500,000 đ 18,800,000 đ –3.6% Giá thép hạ so cùng kỳ; phù hợp Giá NN
Nhân công thợ bậc 4/7 (xây BTCT) công 280,000 đ 310,000 đ +10.7% Đơn giá NN thấp hơn thực tế 10%; thiếu nhân lực phổ thông Giá TT
Ca máy cẩu tháp 8T (16m boom) ca 3,200,000 đ 3,500,000 đ +9.4% Giá thuê thực tế tăng do chi phí nhiên liệu + vận chuyển Giá TT
Gạch lát porcelain 600×600 grade A 165,000 đ 185,000 đ +12.1% Spec yêu cầu grade cao hơn định mức thông thường Spec khác
Sơn ngoại thất weatherproof 10yr 68,000 đ 72,000 đ +5.9% Chênh lệch nhỏ; trong biên độ chấp nhận được Giá NN
Curtain wall kính Low-E unitized 2,800,000 đ 4,300,000 đ +53.6% Định mức NN không có loại unitized Low-E; phải dùng giá TT Giá TT bắt buộc
Cọc khoan nhồi D800 L=35m m dài 1,850,000 đ 2,150,000 đ +16.2% Chi phí vận chuyển thiết bị khoan + địa chất phức tạp Giá TT
PTE Đơn giá cuối = MAX(Giá NN, Giá TT) × (1 + Dự phòng biến động giá %)
Dự phòng trượt giá = CPI_XD_năm × Số tháng còn lại đến ký HĐ / 12
PTE Tổng gói thầu = Σ(Khối lượng × Đơn giá PTE) + Preliminaries + PS + Contingency (5–10%)
06 Tổng Hợp PTE & Cấu Trúc Chi Phí Cost Summary
💹 Cấu trúc chi phí PTE
A — Chi phí trực tiếp (VL + NC + MTC)~75–80%
B — Chi phí gián tiếp (Preliminaries)~10–15%
C — Lợi nhuận & OH nhà thầu~5–8%
D — Dự phòng trượt giá~2–5%
E — Provisional SumTheo từng gói
F — VAT (10%)10% × (A+B+C+D+E)
G — Contingency (dự phòng rủi ro)5–10% tổng
📋 Preliminaries (Chi phí gián tiếp)
Ban quản lý công trìnhNhân sự × tháng
Lán trại, hàng rào, biển hiệuLump sum
Điện, nước thi công% chi phí VL
Bảo hiểm công trình (CAR)0.2–0.4% GTCT
Kiểm tra chất lượng (testing)0.3–0.5% GTCT
Dọn dẹp, bảo vệ an toànLump sum
Phí bảo đảm thực hiện HĐ0.5–1% GTCT
🎯 Phân cấp độ chính xác PTE
Giai đoạn Concept (Class 5)±30–50%
Giai đoạn SD (Class 4)±15–30%
Giai đoạn DD (Class 3)±10–20%
Pre-Tender (Class 2)±5–15%
Tender Awarded (Class 1)±3–10%
PTE mục tiêu dự án này±10%
06B Biểu Đồ Tiến Độ Lập PTE Schedule
Hoạt động Tuần 1Tuần 2Tuần 3Tuần 4 Tuần 5Tuần 6Tuần 7Tuần 8
1. Thu thập tài liệu đầu vào
2. Kiểm tra Spec & Scope
3. Lập danh mục vật tư
4a. Phát RFQ vật tư
4b. Phát RFQ nhà thầu phụ
4c. Nhận & phân tích báo giá
5. Đối chiếu Benchmark & Định mức NN
6. Tổng hợp PTE – Draft
7a. QC vòng 1 (Self-check)
7b. QC vòng 2 (Peer Review)
7c. Phê duyệt & phát hành PTE
07 QC 3 Vòng & Phê Duyệt PTE Quality Control
Kiểm tra tổng khối lượng vs BOQ thiết kế — Sai lệch <3% là chấp nhận; >5% phải làm rõ
Kiểm tra hàm lượng thép/m² CFA — So với benchmark: 80–150 kg/m²; outlier cần giải thích
Kiểm tra chi phí/m² CFA tổng — So sánh với database nội bộ và Arcadis Cost Report
Kiểm tra đơn giá vs thông báo giá Sở XD — Ghi rõ lý do khi dùng giá thị trường thay giá nhà nước
Kiểm tra tính nhất quán đơn giá trong toàn bộ PTE — Cùng loại vật tư phải cùng đơn giá; không có mâu thuẫn
Xác nhận tất cả báo giá còn hiệu lực — Báo giá <30 ngày; nếu cũ hơn phải điều chỉnh theo CPI
Kiểm tra dự phòng phù hợp giai đoạn thiết kế — Thiết kế 60%: dự phòng 10–15%; thiết kế 100%: 5%
Xác nhận tất cả Exclusions được ghi rõ ràng — Liệt kê đầy đủ hạng mục không trong PTE
Kiểm tra VAT và thuế áp dụng đúng — VL nhập khẩu: + thuế NK; VL trong nước: VAT 10%
Peer Review bởi QS độc lập — Bóc thử 3–5 hạng mục ngẫu nhiên; kiểm tra đơn giá
Senior QS ký phê duyệt & đóng dấu bảo mật — PTE là tài liệu mật, chỉ lưu hành nội bộ CĐT
Lưu trữ toàn bộ hồ sơ báo giá gốc — Scan và lưu cloud; mã hóa file PTE; phân quyền truy cập
08 Quản Lý Rủi Ro Trong Lập PTE Risk Register
Rủi ro Mức độ Nguyên nhân Biện pháp Trách nhiệm
Thiếu hoặc không nhận đủ báo giá từ NCC/NTP CAO NCC bận hoặc không muốn tham gia Liên hệ trực tiếp qua điện thoại; mở rộng danh sách NCC; đặt deadline rõ ràng QS
Giá báo quá thấp (predatory pricing) hoặc quá cao CAO NCC muốn loại bỏ đối thủ hoặc không hiểu scope Loại bỏ giá <70% trung bình; xác nhận scope với NCC trước khi nhận giá QS Lead
Spec thay đổi sau khi phát RFQ CAO Thiết kế chưa hoàn thiện; CĐT thay đổi yêu cầu Chờ IFC (Issued for Construction) trước khi phát RFQ; ghi ngày spec PM / Designer
Định mức nhà nước không phù hợp spec thực tế TRUNG BÌNH ĐM xây dựng không cập nhật theo vật liệu mới Ưu tiên báo giá thị trường; lập phụ lục giải thích sai lệch với ĐM QS Lead
Biến động giá vật liệu trong thời gian lập PTE TRUNG BÌNH Giá thép, xăng dầu, thị trường bất ổn Cập nhật giá mỗi 2 tuần; thêm dự phòng trượt giá 3–5%; ghi ngày hiệu lực báo giá QS
PTE bị rò rỉ cho nhà thầu dự thầu TRUNG BÌNH Quản lý tài liệu lỏng lẻo; nhân viên cung cấp thông tin Đóng dấu MẬT; giới hạn người được đọc; mã hóa file; audit trail PM / CĐT
Bỏ sót hạng mục trong PTE THẤP Danh mục công việc không đầy đủ Dùng checklist chuẩn hóa; so sánh với BOQ thiết kế; peer review độc lập QS / Peer
Nhầm đơn vị tính (kg vs tấn, m vs m²) THẤP Copy-paste lỗi trong Excel Luôn hiển thị đơn vị; dùng data validation Excel; kiểm tra hàm lượng sơ bộ QS / QC
09 Sản Phẩm Đầu Ra PTE Deliverables
💰
PTE Chính thức
Bảng tổng hợp chi phí có chữ ký phê duyệt; chia theo gói thầu và hạng mục
📊
Bảng Phân Tích Báo Giá
So sánh ≥3 NCC/NTP; highlight giá được chọn và lý do; kèm scan báo giá gốc
🔖
Báo Cáo Benchmark
So sánh PTE vs Định mức NN vs dự án tương tự; biểu đồ deviation
📋
Danh Mục Vật Tư AVL
Approved Vendor List đính kèm hồ sơ năng lực; sẵn sàng dùng cho HSMT
⚠️
Assumptions & Exclusions
Danh sách đầy đủ giả thiết lập PTE và hạng mục không bao gồm
Biên Bản QC
3 vòng QC có chữ ký; danh sách vấn đề đã giải quyết và tồn đọng
📈
Cash Flow Forecast
Dự báo dòng tiền theo tiến độ thi công; phục vụ kế hoạch tài chính dự án
🔄
Nhật Ký Revision
Log thay đổi khi thiết kế update; cập nhật PTE và thông báo ảnh hưởng ngân sách