Tài liệu đào tạo · Quantity Surveyor

Quy Trình Triển Khai
Dịch Vụ QS Sau Ký HĐ

Quy trình chuẩn áp dụng tại Việt Nam, từ giai đoạn khởi động đến quyết toán và đóng hồ sơ dự án. Tham chiếu: NĐ 10/2021/NĐ-CP, thông lệ RICS/AIQS.

Số giai đoạn 5 Phases
Thời gian khởi động Tuần 1 – 4
Phạm vi Quản lý chi phí toàn dự án

Tổng Quan Tiến Trình

I
Khởi động
II
Cost Plan
III
Đấu thầu
IV
Thi công & KS chi phí
V
Quyết toán
Tuần 1–2 Tuần 2–4 Theo tiến độ Suốt thời gian thi công Giai đoạn cuối
I
Khởi Động & Thu Thập Thông Tin
⏱ Tuần 1 – 2
1.1 · Họp Kick-off với Chủ Đầu Tư
  • Xác nhận phạm vi dịch vụ, deliverables và timeline tổng thể
  • Thống nhất kênh liên lạc, tần suất báo cáo và đầu mối liên hệ các bên
  • Xác định các bên liên quan: TVTK, TVGS, Nhà thầu (nếu có)
  • Thống nhất template báo cáo và hệ thống mã hóa chi phí (Cost Breakdown Structure – CBS)
1.2 · Thu Thập Hồ Sơ Dự Án
Loại tài liệuMục đích sử dụng
Hồ sơ thiết kế (BC / TKCS / TKBVTC)Lập / kiểm tra dự toán
Dự toán hiện hữu (nếu có)Cơ sở đối chiếu, xác lập baseline
Hợp đồng xây dựng đã kýKiểm soát giá trị hợp đồng
Tiến độ thi công phê duyệtLập kế hoạch dòng tiền (Cash Flow)
Quy định pháp lý áp dụngĐịnh mức, đơn giá địa phương, NĐ 10/2021
1.3 · Đánh Giá Tổng Quan Ban Đầu
  • Rà soát tính đầy đủ, nhất quán của hồ sơ thiết kế
  • Nhận diện rủi ro chi phí sơ bộ (missing specs, scope gaps)
  • Lập danh sách thông tin còn thiếu → phát hành RFI lần 1 đến CDT / TVTK
II
Lập Cơ Sở Quản Lý Chi Phí
⏱ Tuần 2 – 4
2.1 · Xây Dựng Cost Plan / Dự Toán Kiểm Soát
  • Lập hoặc kiểm tra dự toán chi tiết theo từng gói công việc
  • Phân tách hạng mục: phần thô, hoàn thiện, MEP, hạ tầng, PCCC…
  • Xác lập Cost Baseline (ngân sách kiểm soát) được CDT phê duyệt chính thức
  • Lập Contingency & Risk Allowance phù hợp giai đoạn thiết kế hiện tại
2.2 · Thiết Lập Hệ Thống Kiểm Soát
  • Xây dựng Cost Control Register – theo dõi toàn bộ biến động chi phí theo thời gian thực
  • Thiết lập quy trình phê duyệt thay đổi (Change Order Procedure) với ngưỡng phê duyệt rõ ràng
  • Lập Cash Flow Forecast phân kỳ theo tiến độ thi công từng gói thầu
2.3 · Chuẩn Bị Hồ Sơ Đấu Thầu (nếu trong phạm vi HĐ)
  • Lập Bill of Quantities (BOQ) / Bảng tiên lượng mời thầu theo đúng thiết kế
  • Chuẩn bị hướng dẫn dự thầu về mặt thương mại (Instructions to Tenderers)
  • Xây dựng Engineer's Estimate – dự toán tham chiếu kín để đánh giá thầu
III
Hỗ Trợ Đấu Thầu & Đánh Giá Thầu
⏱ Theo tiến độ dự án
3.1 · Trong Quá Trình Đấu Thầu
  • Trả lời các câu hỏi thương mại của nhà thầu (qua kênh chính thức CDT)
  • Phát hành Addendum nếu có thay đổi / làm rõ BOQ trong giai đoạn đấu thầu
  • Kiểm tra năng lực tài chính và thương mại của nhà thầu tham dự
3.2 · Đánh Giá Hồ Sơ Dự Thầu
  • Tham gia mở thầu, lập Bid Comparison Schedule – bảng so sánh giá đầy đủ
  • Phân tích giá dự thầu: kiểm tra số học, đơn giá bất thường, hạng mục bỏ sót
  • Thương thảo hợp đồng: làm rõ phạm vi công việc, điều kiện thương mại, bảo lãnh
  • Kiến nghị lựa chọn nhà thầu, hỗ trợ CDT đàm phán và ký kết hợp đồng
IV
Kiểm Soát Chi Phí Trong Thi Công
⏱ Suốt thời gian thi công
4.1 · Quy Trình Thanh Toán Định Kỳ
📋
Nhà thầu nộp hồ sơ thanh toán (Payment Application)
↓
🔍
QS kiểm tra khối lượng thực tế tại công trường
↓
📊
Đối chiếu với tiến độ thi công & điều kiện hợp đồng
↓
✅
Lập Interim Payment Certificate (IPC) – chứng nhận thanh toán
↓
💼
Trình CDT phê duyệt & thực hiện thanh toán cho nhà thầu
4.2 · Quản Lý Thay Đổi & Phát Sinh (Variation)
  • Tiếp nhận và đánh giá Variation Order (VO) từ nhà thầu hoặc CDT
  • Định giá variation theo đơn giá hợp đồng hoặc thỏa thuận giá mới có căn cứ
  • Cập nhật Contract Sum và báo cáo tác động lên ngân sách tổng thể ngay lập tức
4.3 · Báo Cáo Chi Phí Định Kỳ (Monthly Cost Report)
Giá trị hợp đồng hiện tại vs. ngân sách được duyệt
Giá trị công việc hoàn thành (Earned Value – EV)
Chi phí đã thanh toán / chưa thanh toán
Dự báo chi phí đến hoàn thành (ETC / EAC)
Rủi ro chi phí phát sinh & kiến nghị xử lý
4.4 · Xử Lý Khiếu Nại Thương Mại (nếu phát sinh)
  • Tiếp nhận, phân tích và đánh giá claim của nhà thầu (Extension of Time, Loss & Expense)
  • Kiến nghị CDT về cơ sở pháp lý, giá trị hợp lý để chấp nhận hoặc bác bỏ
V
Quyết Toán & Đóng Hợp Đồng
⏱ Giai đoạn hoàn thành dự án
5.1 · Quyết Toán Hợp Đồng Xây Dựng
  • Kiểm tra hồ sơ quyết toán của nhà thầu: khối lượng, đơn giá, toàn bộ variation đã phát sinh
  • Đối chiếu với biên bản nghiệm thu, nhật ký công trình, hồ sơ hoàn công
  • Thống nhất Final Account với nhà thầu – giá trị hợp đồng cuối cùng
  • Phát hành Final Certificate – chứng nhận quyết toán hợp đồng
5.2 · Quyết Toán Dự Án Hoàn Thành (theo quy định VN)
  • Tổng hợp toàn bộ chi phí dự án: xây lắp + thiết bị + QLDA + tư vấn + chi phí khác
  • Lập hồ sơ quyết toán trình cấp có thẩm quyền phê duyệt theo NĐ 10/2021/NĐ-CP
  • Hỗ trợ CDT làm việc với đơn vị kiểm toán / thanh tra nhà nước (nếu có)
5.3 · Bàn Giao & Đóng Hồ Sơ
  • Bàn giao toàn bộ hồ sơ quản lý chi phí và hệ thống theo dõi cho CDT lưu trữ
  • Lập báo cáo tổng kết dự án (Lessons Learned) về phương diện chi phí
  • Lưu trữ dữ liệu benchmark đơn giá để tham chiếu cho các dự án tương lai
Lưu ý thực tiễn: Tại Việt Nam, QS cần song song tuân thủ khung pháp lý (Nghị định 10/2021/NĐ-CP về quản lý chi phí đầu tư xây dựng, định mức Bộ Xây dựng ban hành) đồng thời áp dụng thông lệ quốc tế (RICS, AIQS) tùy theo yêu cầu của CDT và tính chất dự án. Phạm vi cụ thể có thể điều chỉnh tùy hợp đồng: tư vấn quản lý chi phí, kiểm soát dự toán, hỗ trợ đấu thầu, hoặc thanh quyết toán độc lập.